Vorstandsassistenz (gn)

Standort: Region Mannheim

Status: Stelle ist vakant

Für ein etabliertes, international tätiges Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden im Raum Mannheim suche ich eine erfahrene Vorstandsassistenz, die Freude an klassischer, hochwertiger Assistenzarbeit hat. Die Position wird derzeit geschaffen, um ein neu ernanntes Vorstandsmitglied – seit vielen Jahren im Unternehmen und an einem anderen Standort verankert – organisatorisch optimal zu entlasten.

Sie arbeiten eng mit einem dem Vorstandsmitglied strategisch zuarbeitenden Assistenten zusammen. Ihre eigene Rolle ist klar auf das administrative und organisatorische Tagesgeschäft ausgerichtet: Sie halten dem Vorstand den Rücken frei, sorgen für Struktur und fungieren als verlässliche Konstante – auch über Distanz hinweg. Da der Vorstand vorerst lediglich ein- bis zweimal im Monat im Headquarter in Mannheim sein wird, ist eine präzise, vorausschauende und digitale Abstimmung besonders wichtig.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Übernahme der klassischen, administrativen Vorstandsassistenz mit einem hohen Anspruch an Professionalität und Zuverlässigkeit
• Weitreichende Verantwortung für ein komplexes Termin- und Kalendermanagement inkl. Priorisierung, Abstimmung und Koordination über verschiedene Standorte und teilweise Zeitzonen hinweg
• Umfangreiche Reiseplanung und -organisation, da der Vorstand sehr häufig international unterwegs ist
• Sorgfältige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und internen Terminen
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Gesprächsgrundlagen
• Souveräne interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Enge Zusammenarbeit mit dem zweiten Office in Italien; die Abstimmung erfolgt überwiegend in englischer Sprache

Das bringen Sie mit:

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ein ausgeprägtes Organisations- und Strukturgefühl sowie die Fähigkeit, Prioritäten schnell und sicher zu setzen
• Freude an klassischer Assistenzarbeit und der Rolle als zuverlässige, vorausschauende Unterstützerin im Hintergrund
• Professionelles Auftreten, Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse wären ein Plus, aber kein Muss
• Sicherer Umgang mit modernen Office-Tools und digitalen Anwendungen

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Rahmenbedingungen & Zusammenarbeit

Der Vorstand ist lediglich ein bis zwei Tage im Monat im Headquarter vor Ort. Dadurch entsteht eine moderne, flexible Zusammenarbeit mit viel Eigenverantwortung und zugleich enger, verlässlicher Abstimmung. Homeoffice ist – abhängig von den anstehenden Themen und in Absprache – bis zu einer bestimmten Anzahl an Tagen gut möglich und kann im Alltag ein fester Bestandteil sein.
Ihr Wohnsitz sollte dennoch in der Region Mannheim liegen, um die Rolle zuverlässig ausüben zu können.

Erfahrene Assistenzen dürfen selbstverständlich davon ausgehen, dass die Position monetär dem Aufgaben- und Verantwortungsumfang angemessen honoriert wird.

Haben Sie Lust auf diese Aufgabe?

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden und Freude daran haben, eine klassische Assistenzrolle auf gehobenem Niveau mit hoher Eigenständigkeit auszufüllen, freue ich mich sehr auf Ihre Bewerbung. Besonders dann, wenn Sie eine Position suchen, in der Sie Ihre Professionalität, Ihr Organisationstalent und Ihre Erfahrung voll einbringen können, sollten wir miteinander sprechen.

Senden Sie mir im ersten Schritt Ihre Unterlagen gern an kirsten@borlinghaus-consulting.de.
Ich setze mich zeitnah mit Ihnen in Verbindung, und selbstverständlich bleibt Ihr Wechselwunsch unter uns.
Bei Fragen rufen Sie mich gerne an: 0172 9421394

Mein Name ist Kirsten Borlinghaus, Inhaberin einer Personalberatung, die sich ausschließlich auf die Direktvermittlung von Assistenten (m/w/d) spezialisiert hat. Seit 2005 besetze ich für namhafte deutsche Unternehmen das obere und mittlere Assistenz-Segment, d.h. Positionen in der Bereichs- und Geschäftsführungsassistenz sowie im Vorstandssekretariat. Es ist immer eine Vermittlung in festen Arbeitsverhältnissen direkt beim Klienten, der mich mit der Suche exklusiv beauftragt.
Weitere Informationen finden Sie unter www.borlinghaus-consulting.de.